سیستم کنفرانس چیست و چه کاربردی دارد+راهنمای خرید سیستم کنفرانس

سیستم کنفرانس

امروزه سیستم کنفرانس اتاق جلسات در بسیاری از اماکن اداری ، تجاری ، شرکت ها و ساختمان های عمومی از جمله سازمان های دولتی و خصوصی ، هتل ها ، بیمارستان ها ، فرودگاه ها و… جهت برگزاری جلسات و ملاقات های حضوری  جزء لاینفک و ضرروی محسوب می شوند.

نیاز روز افزون جوامع بشری به تعاملات و به اشتراک گزاری اطلاعات و بررسی فرایند ها مدیریتی و گزارشات درون سازمانی بر اهمیت وجود فضایی مناسب با تجهیزاتی کاربردی برای برگزاری جلسات و کنفرانس ها افزوده است.

اکنون با پیشرفت چشمگیر تکنولوژی در زمینه تجهیزات صوتی و تصویری امکانات و قابلیت های گسترده ای جهت برگزاری چنین جلساتی فراهم آمده. که ممکن است که در بسیاری از مواقع موجب سردرگمی شما در انتخاب بهترین و مناسب ترین تجهیزات با توجه به نیازها و بودجه ی شما شود.

ما در اینجا سعی داریم با ارائه مطالب و توضیحاتی در خصوص انواع سیستم کنفرانس و تجهیز سالن کنفرانس   مناسب با نیازها و بودجه ی شما،شما را راهنمایی نماییم.

سیستم کنفرانس چیست؟

به طور کلی سیستم کنفرانس به مجموعه ای از تجهیزات و فناوری ها اطلاق می شود که فرایند دریافت ، تقویت و باز پخش صدای سخنران را انجام میدهند. این تجهیزات برای برگزاری جلسات، کنفرانس ها و نشست ها به صورت حضوری یا آنلاین استفاده می شود.

در واقع هنگامی که سخنران میکروفن خود را روشن می نماید صدا از طریق گیرنده میکروفن دریافت و به منبع تغذیه سیستم کنفرانس هدایت می شود. منبع تغذیه صدای دریافتی را تقویت نموده و به بلندگوهای داخلی موجود بر روی کنسول های کنفرانس انتقال میدهد و در نهایت صدای تقویت شده از طریق بلندگوهای سیستم کنفرانس پخش میگردد.

کاربرد سیستم کنفرانس

نیاز روز افزون جوامع بشری به تعاملات و به اشتراک گذاری اطلاعات و بررسی فرایندها مدیریتی و گزارشات درون سازمانی بر اهمیت کاربرد سیستم کنفرانس جهت ایجاد فضایی مناسب با تجهیزاتی مناسب برای برگزاری جلسات افزوده است. در ذیل به تعدادی از این کاربردها اشاره می نماییم:

• سالن های کنفرانس سازمان های دولتی جهت برگزاری جلسات درون سازمانی 
• مراکز بزرگ تصمیم گیری جهت تبادل اطلاعات و اخذ رای
• مراکز پژوهشی و تبادل نظر 
• نشست ها و کنفرانس های مطبوعاتی
• اتاق جلسات شرکت های خصوصی
• مجتمع های بزرگ تجاری و مدیریتی جهت برگزاری جلسات هماهنگی و تصمیم گیری
• مراکز علمی و آموزشی جهت تعامل زنده بین دانشجویان و اساتید

مزایای استفاده از سیستم کنفرانس

همانطور که قبلا گفته شد مزایای استفاده از سیستم کنفرانس باعث گردیده استفاده از این تجهیزات ضروری و جزء لاینفک بسیاری از سالن های جلسات باشد. در ذیل به تعدادی از این مزایا اشاره می نماییم:

• تقویت صدای سخنران و جلب توجه شنوندگان
• بهبود کیفیت ارتباط
• سهولت مدیریت جلسات
• ایجاد نظم در جلسه
• افزایش بهره وری جلسات
• سهولت در تصمیم گیری های گروهی
• امکان ضبط و آرشیو جلسات
• امکان تصویر برداری اتوماتیک از جلسات
• امکان برقراری جلسات غیر حضوری و ارتباط از دور از طریق ویدئو کنفرانس
• امکان ترجمه همزمان مکالمات
• امکان رای گیری و ثبت رای شرکت کنندگان در جلسه

انواع سیستم کنفرانس

سیستم های کنفرانس به طور کلی به دو نوع سیستم کنفرانس با سیم (Wired) و سیستم کنفرانس بی سیم (wire less) تقسیم می شوند. هر یک از این سیستم ها انواع مختلفی دارند که بر اساس نیازها، محیط استفاده و امکاناتی که ارائه میدهند طبقه بندی می شوند. جهت آشنایی با انواع سیستم کنفرانس به تعدادی از آنها اشاره می نماییم:

1. سیستم کنفرانس با سیم (Wired)

یکی از انواع سیستم کنفرانس نوع با سیم آن است که کنسول های آن از طریق کابل به یکدیگر و نیز به منبع تغذیه متصل می شود. این نوع تجهیزات می توانند بر پایه تکنولوژی آنالوگ برای کاربردهای ساده در محیط های کوچک و یا با بهره گیری از تکنولوژی دیجیتال با امکانات و کیفیت بالاتر طراحی و اجرا شوند.

نوع کابل و اتصالات بکار رفته در این نوع تجهیزات در مدل های مختلف شرکت های سازنده متفاوت است. در بسیاری از مدل از کابل های چند رشته با اتصالاتی از جمله RS232 ، فیش 8 پین ، فیش 6 پین و فیش فیلیپسی و در مدل های جدید تر از کابل های شبکه با اتصال RJ45 برای ارتباط بهره برده شده است.

1. سیستم کنفرانس بی سیم (wire less)

در این نوع از سیستم کنفرانس به دلیل ایجاد امکان جابجایی فوری در مواقع لزوم و تسهیل در نصب تجهیزات از انواع تکنولوژی های وایرلس از جمله Wifi ، بلوتوث و یا امواج مادون قرمز استفاده گردیده است.

این نوع از کنفرانسها جهت تغذیه خود به باطری داخلی مجهز هستند که این خود میتواند به نقطه ضعف آنها تبدیل شود. طولانی شدن زمان جلسات و اتمام شارژ باتری ها از جمله چالش هایی هست که باعث می شود از این نوع سیستم های کنفرانس صرفا در صورت نیاز به پرتابل بودن تجهیزات و جابجایی های مداوم استفاده شود.

تجهیزات سالن کنفرانس

تجهیزات سالن کنفرانس برای برگزاری جلسات اداری، آموزشی و مدیریتی ضروری است. این تجهیزات بسته به اندازه سالن، نوع جلسات، کاربری و تعداد شرکت کنندگان متفاوت است که به تعدادی از آنها اشاره می نماییم:

1. سیستم کنفرانس:

شامل میکروفن ریاست جلسه، میکروفن شرکت کنندگان، منبع تغذیه و کابل های ارتباطی

1. صوت جانبی:

شامل بلندگوهای دکوراتیو، پاور میکسر و میکروفن های بی سیم جانبی

1. تجهیزات تصویربرداری:

شامل دوربین های رباتیک، رکوردر، پروسسور یا سایر ماژول های اتوتراکینگ

1. تجهیزات پخش تصویر:

شامل انواع نمایشگر از جمله مانیتورهای رومیزی، تلویزیون های سایز بزرگ، ویدئووال و دیتا پروژکتور و نیز سایر تجهیزات جانبی مانند پنل VSP ، اسپلیتر و سوئیچرهای مختلف و مبدل ها

سیستم کنفرانس از چه اجزایی تشکیل می شوند؟

همانطور که گفته شد تجهیزات سالن کنفرانس با توجه به تکنولوژی استفاده شده در آنها از اجزای مختلفی تشکیل میشوند که هر یک امکانات و قابلیت های متفاوتی در اختیار کاربران قرار میدهد و همه ی آنها از چهار بخش اصلی زیر تشکیل شده اند:

راهنمای خرید سیستم کنفرانس

برای انتخاب و خرید سیستم کنفرانس مناسب باید به سه موضوع توجه داشته باشیم:

1- بودجه ی ما برای خرید سیستم کنفرانس چه مقدار است؟

همانطور که در بخش قیمت سیستم کنفرانس گفته شد بودجه مورد نیاز برای خرید سیستم کنفرانس به عواملی همچون تکنولوژی بکار رفته در تجهیزات ، امکانات و قابلیت ها ، برند ، کشور سازنده و خدمات پس از فروش آن بستگی دارد.

اگر محدودیت در بودجه دارید به نکات زیر توجه فرمایید:

• بجای خرید سیستم کنفرانس فیک و نامعتبر، از برندهای داخلی معتبر و ارزان قیمت خرید کنید.
• اگر فقط تقویت صدای شرکت کنندگان برای شما هم است و سایر قابلیت ها برای شما کارایی ندارد به سراق خرید سیستم کنفرانس آنالوگ بروید.
• هنگام خرید به مدت گارانتی و خدمات پس از فروش توجه ویژه داشته باشید.

  

2- هنگام خرید سیستم کنفرانس چه امکانات و قابلیت هایی برای ما ضرروی است؟

اکثر تجهیزات کنفرانس از نظر تعداد و برخی قابلیت ها امکان ارتقاء دارند بنابراین هنگام خرید سیستم کنفرانس حداقل چیزی که مورد نیاز است را درنظر بگیرید و افزایش تعداد و قابلیت ها را در بودجه های آتی تهیه نمایید. مواردی که می توان پس از خرید سیستم کنفرانس به یک آن اضافه نمود:

• دوربین و لوازم مورد نیاز جهت تصویر برداری اتوماتیک
• سیستم ترجمه همزمان
• سیستم رای گیری اکسترنال
• سیستم صوت جانبی سالن کنفرانس
• پنل های رومیزی VSP
• سیستم مانیتورینگ و پخش تصویر
• افزایش تعداد میکروفن های شرکت کننده و ریاست جلسه

3- چه محدودیت هایی به لحاظ قوانین و مقررات برای خرید داریم؟

در بسیاری از سازمان ها و شرکت های دولتی و خصوصی قوانین و دستورالعمل هایی هنگام خرید تجهیزات الکترونیک وجود دارد که محدودیت هایی برای خرید سیستم کنفرانس ایجاد میکند. در ذیل به تعدادی از این محدودیت ها اشاره میکنیم:

• خرید سیستم های کنفرانس ایرانی بجای کالاهای مشابه خارجی
• خرید سیستم کنفرانس باسیم بجای سیستم های کنفرانس بی سیم به دلیل مسائل امنیتی
• خرید سیستم کنفرانس از شرکت های خاص با مجوزهای لازم
• خرید سیستم کنفرانس آنالوگ بنا به دلایل امنیتی بیشتر